Het belang van interne communicatie

Dit zijn onze succesvolle cases voor interne communicatie:

1. Het nut van interne communicatie met narrowcasting
2. De voordelen van interne communicatie door middel van een personeelsmagazine
3. Het belang van interne communicatie in een interne emailnieuwsbrief
4. De functie van interne communicatie bij een medewerkertevredenheidsonderzoek
5. Meerwaarde van goede interne communicatie met een Onboarding app

1. Het nut van interne communicatie met narrowcasting

Het inzetten van interne communicatie met behulp van narrowcasting is een goed voorbeeld om mee te starten. Voor een aantal klanten hebben we dit inmiddels succesvol geïmplementeerd.

Narrowcasting is kortgezegd het communiceren met de medewerkers binnen jouw organisatie middels grote beeldschermen die verspreid door het bedrijf zijn opgehangen.

Voor wie is narrowcasting bedoeld

Narrowcasting kan in principe voor elk bedrijf. Groot of klein, dat maakt niet uit. Eén scherm bij de receptie, waarop belangrijke mededelingen staan voor de collega’s bij binnenkomst, kan al effect hebben.

Een succesvol voorbeeld bij ons is een logistieke organisatie die merkten dat de medewerkers op de losplaats – die geen continue toegang tot een pc hebben – zich niet verbonden voelden met de rest van het bedrijf. Door op verschillende plekken een groot beeldscherm op te hangen lezen de magazijnmedewerkers in één oogopslag of er nog iets voor hen gezegd wordt. Bijvoorbeeld dat de directeur jarig is en een traktatie heeft staan in de kantine. Of weke bhv-ers er op dit moment aanwezig zijn. Dit lijken een kleine boodschappen maar vergis je niet in de impact die dit voor de collega’s heeft!

De voordelen van narrowcasting

Er zijn vele redenen en voordelen te benoemen voor het inzetten van narrowcasting als ondersteuning van de interne communicatie. In het voorbeeld hierboven speelt het een rol bij cultuurverandering en bij gedrag. Vanuit mijn betoog voor goede interne communicatie geef ik je vier voordelen van narrowcasting die echt opleveren.

• Snelheid

Doordat je vanaf één device op alle schermen binnen jouw organisatie berichten kunt plaatsen kun je heel snel reageren op recente veranderingen. Bijvoorbeeld bij gewijzigde regelgeving of – zoals nu in tijden van Covid – aangepaste maatregelen. Hierdoor is je personeel altijd up-to-date en bespaart het tijd en geld doordat je minder calamiteiten hebt.

• Veiligheid

Zeker ook van toepassing in mijn voorbeeld van een logistieke organisatie met meerdere lokaties; daar werken veel medewerkers in het magazijn en op de losplaats. Door het inzetten van narrowcasting kunnen we optimaal intern communiceren over het naleven van de veiligheidsregels. Waar vind je de bhv-ers en ehbo-ers? Welke bewegwijzering is er in het magazijn in verband met o.a. heftrucks? Dit kan ook makkelijk in verschillende talen en met symbolen als dat nodig is. Ik hoef je niet uit te leggen dat je ook hier een financieel voordeel behaalt.

• Cultuurverandering

De motivatie om aandacht te geven aan de cultuur van je organisatie kan meerdere oorzaken hebben. Bedrijfsovernames, groot verloop van personeel, tegenvallend bedrijfsresultaat… Door het inzetten van narrowcasting kun je aandacht geven aan thema’s als de kernwaardes van jouw bedrijf of pesten op de werkvloer. Door als organisatie eenduidig aan te kaarten welke normen en waarden nagestreefd worden kies je voor een bepaald dna van de organisatie. Door dit via de schermen steeds te herhalen wordt het waarheid en verbind je de medewerkers binnen het bedrijf die hier bij passen. Op de lange termijn betekent dat minder verloop en dus minder wervingskosten.

• Visuele mogelijkheden

Eindeloos. Je kunt het zo gek niet bedenken en je kunt het tonen op de schermen. We maken sjablonen in de huisstijl van jouw bedrijf zodat het herkenbaar is. Ook kun je er mooie beelden aan toevoegen. Korte video’s of presentaties afspelen. Nieuwe medewerkers introduceren en live streamen van de speech van de directeur. Meer dan genoeg mogelijkheden om het aantrekkelijk te maken voor de medewerkers!

Heb je meer interesse in de mogelijkheden van interne communicatie middels narrowcasting kijk dan eens bij www.tss.nl. Ook kan Factstory helpen met het doelgericht schrijven van content voor de juiste doelgroep.

Heb je meer interesse in de mogelijkheden van interne communicatie middels narrowcasting kijk dan eens bij www.tss.nl. Ook kan Factstory helpen met het doelgericht schrijven van content voor de juiste doelgroep. 

2. De voordelen van interne communicatie middels een personeelsmagazine

Het inzetten van een magazine is ook een mooi fysiek voorbeeld van interne communicatie. Juist het fysieke karakter geeft de mogelijkheid de content voor interne communicatie anders in te steken dan bij narrowcasting. Je kunt er meer tekst kwijt en daarmee heb je de mogelijkheid inhoudelijk ergens dieper op in te gaan.

Voordelen van een personeelsmagazine

Dit communicatiemiddel zetten we in bij een aantal klanten. Het is niet goedkoop maar je kunt het redelijk aanpassen naar het budget door met de frequentie en dikte ervan te variëren. Ook kun je in je achterhoofd meenemen dat het blad stiekem ook een extern visitekaartje is. Door het blijvende karakter wordt het vaak door het hele gezin gelezen en ligt het ook op leestafels bij bedrijven.

Een aantal voordelen die wij ervaren met het personeelsblad:

• Meer verbinding

Er is ruimte voor verschillende afdelingen binnen een organisatie om te vertellen over behaalde successen en mijlpalen. Bij veel bedrijven – klein en groot – is er verrassend weinig inzicht in het reilen en zeilen van andere afdelingen dan die waar je zelf werkt. En hoewel de frustraties over en weer vaak onderling gespuid worden, wordt er zelden een brug geslagen om elkaar op te zoeken en opheldering te vragen. Het personeelsblad is daar een ultiem middel voor. Door steeds één of meerdere afdelingen een podium te geven komt er inzicht in de verschillende processen er werkwijzen. En met meer inzicht volgt ook meer begrip!

• Verdieping

Vanuit directie kun je communiceren over resultaten en plannen. Er is ruimte om – met beeld en tekst – uitleg te geven bij de grafieken van een dashboard of te vertellen over de stip op de horizon en waar directie met het bedrijf naar toe wil, visie en missie. En, zoals nu in coronatijd, juist even een hart onder de riem steken.

• Groot bereik

Je kunt het personeelsblad voor interne communicatie inzetten bij werving en er openstaande vacatures plaatsen. Aangevuld met uitleg over een referral campagne met aantrekkelijke beloningen kun je medewerkers aansporen mee te zoeken naar nieuwe collega’s > medewerkers kunnen het blad aan vrienden en kennissen geven.

• Betere betrokkenheid

Zeker bij grote organisaties heeft het een verbindende werking door human interest toe te voegen door middel van verjaardagen, geboortes, jubilea etc. Medewerkers ervaren vaak trots als ze met naam en toenaam in het magazine staan. Je wordt een soort lokale beroemdheid.

3.Het belang van interne communicatie in een interne emailnieuwsbrief

Een leuke tussenvorm van interne communicatie is de interne emailnieuwsbrief. Je kunt net wat meer kwijt dan met narrowcasting en het is laagdrempeliger dan een personeelsblad. Deze vorm passen we dus ook bij steeds meer klanten toe. Door de snelheid waarmee een emailnieuwsbrief kan worden verstuurd is het ultiem om urgentere kennis te delen, te informeren en daarmee meer verbinding en gemotiveerde mensen te krijgen.

Interne communicatie bij thuiswerken in coronatijd

Zoals we nu ervaren is het inzetten van een interne emailnieuwsbrief een ideaal middel voor werknemers die thuiswerken. Er hangen logischerwijs geen grote beeldschermen thuis en de snelheid die soms noodzakelijk is, bij bijvoorbeeld wijzigingen in maatregelen van de overheid, maakt dat de nieuwsbrief een prima middel is.

Door de nieuwsbrief interactief te maken kun je de basisberichten kort en krachtig houden en met linkjes verwijzen naar meer informatie elders. Zo houd je kantoormedewerkers betrokken bij het bedrijf. 

Betrokkenheid bij werving en opleiding 

Omdat je bij wat grotere organisaties ook al snel denkt ‘Hé, wie staat daar bij het koffieapparaat?’ kun je de interne nieuwsbrief ook goed gebruiken om bijvoorbeeld nieuwe collega’s te introduceren. Natuurlijk kan dat ook via de narrowcastingschermen, maar daar wil je voor de leesbaarheid niet teveel tekst gebruiken en kies je liever voor een foto met naam en afdeling waar de nieuwe collega werkt. In de nieuwsbrief kun je iets meer achtergrond geven en eventueel ook een korte zelfgeschreven introductie toevoegen. 

Ook bij opleidingen kun je goed een emailnieuwsbrief inzetten. Juist omdat je het interactief kunt maken is het ideaal voor het doorlinken naar bijvoorbeeld inschrijfpagina’s. Zo hoeft de medewerker niet zelf op zoek naar de betreffende website en maak je het aanmelden nog laagdrempeliger.  

Meten en bijsturen  

Een groot voordeel van een digitale nieuwsbrief is de mogelijkheid om verschillende aspecten te meten. Welk percentage van de ontvangers opent de nieuwsbrief? Bij welke linkjes wordt doorgeklikt? Welke artikelen worden gelezen en welke niet? Al deze informatie geeft inzicht in de belevingswereld en interesse van de medewerkers. Hiermee kun je de inhoud, opbouw, tone of voice van de nieuwsbrief dus aanpassen en optimaliseren om zo nog meer engagement te behalen. 

4.De functie van interne communicatie bij een medewerkertevredenheidsonderzoek 

Waarom een MTO

Vaak hebben bedrijven een doelstelling waarbij ze minimaal een 8 willen scoren op hun dienstverlening en/of product bij hun klanten. Maar om die 8 te halen is ook jouw personeel een belangrijke factor. Zij zijn het visitekaartje naar buiten en het is fijn wanneer de klant een gemotiveerde collega treft. Een MTO kan daarbij helpen. Het een kans om de thermometer eens in je eigen organisatie te steken en peilen hoe iedereen er in staat. 

Ons succesverhaal  

Een MTO wordt in meer of mindere mate wel door een paar van onze klanten uitgevoerd. Er is één bedrijf bij Factstory die het echt serieus inzet en elke twee jaar een medewerkertevredenheidsonderzoek uitvoert onder alle werknemers. Hun ambitie als werkgever is een waardering van een 8 te scoren bij het personeel. Doordat ze de feedback uit het MTO ook bespreken binnen het managementteam wordt bij belangrijke punten actie ondernomen om het op te lossen. Dit heeft ertoe bijgedragen dat hun beoordeling als werkgever is gestegen van een 6,7 naar een 7,4! 

De functie van interne communicatie  

De rol van interne communicatie bij een MTO heeft écht meerwaarde. Van begin tot het eind communiceer je met de mensen over de aanleiding, verwachtingen en resultaten. Er is een grote mate van vertrouwen nodig om voldoende respons te krijgen, begin daarom niet te laat met aankondigen. De stappen die ik hierbij altijd aanhoud zijn de volgende: 

1. De aankondiging; ruim op tijd en met veel aandacht voor veiligheid, avg, anonimiteit; 
2. Herinnering; aangeven belang van MTO en de invloed van de medewerkers op veranderingen binnen de organisatie; 
3. Meenemen in tussenstand van respons en beroep doen op gelegenheid mee te doen; 
4. Bedanken voor deelname; melden hoeveel respondenten er binnen zijn en aangeven wanneer er een terugkoppeling komt; 
5. Terugkoppeling van de bevindingen van het MTO; hierin ook de speerpunten aangeven waarmee het bedrijf aan de slag gaat en evt. plan van aanpak communiceren; 

Het is wel belangrijk dat het hier niet bij ophoudt en dat er met enige regelmaat een update gecommuniceerd wordt over de status en resultaten van het plan van aanpak. Je wilt toch dat de medewerkers zich serieus genomen voelen. Dit bevordert ook de deelname  bij een volgend MTO. 

5. De meerwaarde van interne communicatie met onboarding app

Wanneer je net aangenomen bent voor je nieuwe job ben je – uiteraard – in een jubelstemming. De ervaring met de organisatie en contacten die je tot dan toe hebt gehad zijn erg positief en je kan niet wachten tot je eerste werkdag.  

Wanneer een nieuwe collega is aangenomen begint de interne communicatie pas echt. Je wilt de goeie eerste indruk van de nieuwbakken collega vasthouden. Bij een organisatie met veel verschillende lokaties, functiegroepen, leidinggevenden en roosters wil je dat de klantreis (de overgang van contract tekenen naar eerste werkdag) zo soepel mogelijk verloopt. Dat draagt namelijk bij aan het imago en het werkgeversmerk van de organisatie. De klantreis (werven, binden, boeien en behouden) stopt niet na de werving. De hele klantreis is belangrijk om afbreuk en uitstroom tegen te gaan. 

Interne communicatie als onderdeel van arbeidsmarktcommunicatie

Voor een klant met verschillende hotels in Nederland en België hebben we – als onderdeel van een grotere opdracht – een onboarding app in het leven geroepen.  

Met de onboarding app is het gelukt om nieuwe werknemers – toegespitst op hun functie – de juiste informatie te geven zodat ze goed voorbereid zijn wanneer ze starten. Denk aan waar, hoe laat, met wie, dresscode, huisregels etc.  Voor de recruiters scheelt dit heel veel tijd en kans op fouten. Voor de leidinggevenden en collega’s is het een mogelijkheid al vooraf veel informatie te delen. 

Het resultaat was enorm!  

Voordelen van de onboarding app 

Het verschil die een ‘simpele’ app kan maken binnen een organisatie is echt de moeite waard. Een paar van de voordelen licht ik hier toe.  

• Soepelere instroom

In ons voorbeeld van de hotelketen heb je te maken met veel verschillende afdelingen die vaak niet fysiek bij elkaar in de buurt werken. Daarbij kunnen de afspraken en voorbereidingen per locatie verschillen. Door dit centraal in een app te verzamelen draag je bij aan een veel soepelere overgang van sollicitatieproces naar de eerste werkweken.   

• Betere verwachting

Omdat de app eigenlijk al actief is voordat de nieuwe collega begint zijn er weinig verrassingen op de eerste werkdag. Ook is het mogelijk om het theoretische deel van bedrijfsopleidingen in de app op te nemen waardoor noodzakelijke kennis om het werk goed uit te kunnen oefenen al snel geleerd en getoetst is. 

• Minder ballast voor het team

En doordat veel gestandaardiseerde informatie door de app makkelijk te vinden is scheelt het veel tijd in overdracht en inwerken voor de recruiters en leidinggevenden. Hiermee kun je de werkdruk enorm verlagen, zeker bij teams waar veel instroom plaatsvindt. 

Wil je dat we met je meekijken voor een gaaf concept of het optuigen van een referral campagne?