10 tips voor een succesvolle referral campagne

1. Werknemers kennen de doelgroep

Mijn ervaring leert dat veel bedrijven niet in de gaten hebben dat de ingrediënten voor succesvol werven letterlijk binnen handbereik zijn: de werknemers. Werknemers weten bij uitstek hoe de organisatie in elkaar zit en begrijpen de cultuur als geen ander. Daarnaast is het vaak zo dat de specialisten binnen jouw organisatie als technici, it-ers of hotelmedewerkers in hun netwerk ook gelijke specialisten kennen. Je zit meteen bij de juiste doelgroep.

2. Referral campagne levert kwalitatief goede sollicitanten op

Wanneer je een werknemer vraagt een collega aan te dragen zal zij/hij extra goed letten op de slagingskans. Het is namelijk niet alleen het imago van de kandidaat die op het spel staat, maar ook die van de werknemer. Doordat de pre-selectie beter is en de kandidaat op basis van authentieke verhalen is geworven, sluit de verwachting beter aan en is er sneller een goede ‘fit’.

3. Communiceer duidelijk over het referral proces

Heel belangrijk is het helder en duidelijk communiceren over het proces van de referral campagne. Het moet van meet af aan helder zijn wat er van de medewerkers en hun aangedragen sollicitanten verwacht wordt. Wanneer krijg je reactie? Behoren testen bij de procedure? Met wie zijn de eerste gesprekken? Niets is vervelender voor de werknemer wanneer de kandidaat bij haar terugkomt met vragen. Dat maakt de drempel om nog een keer iemand aan te brengen alleen maar hoger.

Ook aan het eind van de sollicitatieprocedure blijft duidelijk communiceren belangrijk. Een snelle en vooral inhoudelijke terugkoppeling van het resultaat; waarom zijn kandidaten wel of niet aangenomen. De ervaring die de werknemer en kandidaat over de procedure hebben draagt bij aan de branding van jouw bedrijf en haar werkgeversmerk. Ook bij een afwijzing.

4. Maak heldere profielen van de gewenste functies

Het klinkt als een open deur, maar het opstellen van een goed profiel is essentieel voor het slagen van elke wervingscampagne. Dit is dus ook het geval bij een referral campagne. Wanneer je het schaap met vijf poten zoekt of de functie te mooi voorstelt zullen werkzoekenden afknappen. Voor ambassadeurs is het dan niet aantrekkelijk te werven. Zij willen immers een reëel en eerlijk beeld geven van de werkplek en gaan niet mee in de verkoop van een luchtkasteel.

5. Volhouden, volhouden, volhouden

Continuïteit is key! Bij de meeste bedrijven is een referral campagne een tijdelijke inspanning. Voor 3 maanden is het leuk, daarna verslapt de aandacht en verdwijnen de posters en tafelbanners. Zo zonde.

Bij een van onze opdrachtgevers vierden we elke maand de ‘beste ambassadeur van de maand’. Daar stond een mooie incentive tegenover: een reischeque van € 1.000,-. Die prijs gaven we weer aandacht middels interne communicatie; een foto van een collega op Bali. Hierdoor raakten collega’s nog meer gemotiveerd om ook hun best te doen. Dat was heel leuk om te zien! Daarbij is het goedkoper dan een gemiddeld wervingsbureau. En zeg nou zelf; je geeft het toch liever aan een van je medewerkers?

6. Formuleer duidelijke kaders over het aanbrengprogramma en de incentive

Een valkuil kan zijn dat je niet smart genoeg communiceert over het aanbrengprogramma en de gekoppelde benefits voor de werknemers.

‘Breng iemand aan en win € 1.000,-!’ Maar wanneer win je die dan? Als je iemand aandraagt? Als iemand is aangenomen? Of wanneer iemand langer dan een half jaar in dienst is? Wanneer je dit niet duidelijk van tevoren communiceert krijgt iemand in het ergste geval drie keer een teleurstelling te verwerken. Knappe kop als je die collega nog als een ambassadeur voor je aan de slag krijgt!

7. Kijk of een referral of incentive past bij jouw bedrijf.

Eerlijkheid gebied te zeggen dat niet elk bedrijf geschikt is voor een referral campagne. Kijk voordat je begint of de cultuur binnen jouw bedrijf geschikt is voor een aanbrengprogramma. Het kan natuurlijk zijn dat de meeste collega’s erg bescheiden, verlegen of onzeker zijn. Zij zullen niet snel op mensen in hun netwerk afstappen om ze te wijzen op jullie vacatures. In dat geval kun je beter andere middelen inzetten.

Ook moet je goed nadenken over de incentive die je er tegenover stelt. Een mismatch met de ambassadeurs binnen je bedrijf geeft geen drive om in hun omgeving te werven voor nieuwe collega’s. Je maakt bijvoorbeeld productiemedewerkers meestal niet blij met een reistas of sportschool abonnement.

8. Bepaal een passend concept

Ik preek hier voor eigen parochie maar een goed passend concept geeft echt meerwaarde aan een referral campagne. Als je als bedrijf al met een werkgeversmerk werkt, zorg je er natuurlijk voor dat dat overal wordt toegepast. Een goed concept werkt als een paraplu voor de diverse functiegroepen. Met de juiste tone-of-voice spreek je de verschillende doelgroepen aan en met beelden geef je het nog meer smoel. Je moet bedenken dat je niet alleen de interne doelgroep benadert maar ook extern een eerste indruk neerlegt. Het kan goed zijn dat jouw ambassadeurs de poster, social post of website naar potentiële collega’s doorsturen.

9. Goede samenwerking tussen recruiter en ambassadeur

Bedenk dat het voor werknemers best een mijlpaal is om iemand aan te dragen. Evenals voor de kandidaat om te solliciteren. Ze stellen zich daarmee kwetsbaar op, want als het misgaat word je er op aangekeken. Zorg er daarom voor dat de afdelingen goed samenwerken. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om het eerste gesprek samen met de recruiter en de bewuste ambassadeur te houden. Je creëert daarmee een veilige omgeving voor alle partijen en het geeft ook een professionele uitstraling van je bedrijf naar buiten.

10. Een goede referral campagne is goedkoop

Last but not least; een goede referral campagne is goedkoper dan het inzetten van vacaturebanken of wervingsbureaus. Wanneer je een aanbrengprogramma goed optuigt, zal je merken dat de kwaliteit ervan je financieel oplevert. De juiste werknemers werven de juiste kandidaten, blijven langer bij de organisatie en zorgen dat je wervingskosten omlaag gaan. En alle factoren voor succes heb je nu al in huis. Je moet alleen nog beginnen!

Wil je dat we met je meekijken voor een gaaf concept of het optuigen van een referral campagne?